Отбор проб проводит специалист, уполномоченный заинтересованными сторонами и подготовленный должным образом в соответствующей области. Он должен действовать самостоятельно и не допускать вмешательства третьей стороны, под свою ответственность может использовать помощь других лиц. Специалист по отбору проб и его помощники должны принять соответствующие меры для предотвращения загрязнения поставки или партии и отбираемых проб (например перед отбором проб тщательно вымыть руки).

По возможности представителям заинтересованных сторон должно быть обеспечено присутствие при отборе проб.

К направляемым в лабораторию образцам должен прилагаться сопроводительный документ (например отчет или протокол, или акт) за подписью специалиста по отбору проб и представителей заинтересованных сторон, в случае их присутствия. Сопроводительный документ должен содержать следующую основную информацию:

- фамилию и адрес специалиста по отбору проб;

- фамилии и адреса представителей заинтересованных сторон (при их присутствии);

- место, дату и время отбора проб;

- тип и источник (происхождение) поставки или партии (партий);

- количество и число единиц продукции, составляющих поставку или партию (партии);

- маркировку (обозначение) и номер партии (партий);

- идентификацию используемых железнодорожных вагонов, грузовых автомобилей или судна;

- наименование пункта отправки груза;

- наименование пункта назначения груза;

- дату прибытия поставки или партии (партий);

- наименование и адрес продавца (изготовителя);

- наименование и адрес покупателя;

- номер и дату накладной или контракта;

- метод отбора проб;

- количество отобранных проб от каждой партии;

- обозначение (наименование) отобранных проб;

- номер и маркировку партии (партий), от которой отобраны пробы;

- массу отдельных единичных проб;

- наименование организаций (например лаборатории, центра), куда направлены отобранные пробы.

В сопроводительном документе также должны быть указаны все факторы, которые могут повлиять на отбор проб, например состояние упаковки и условия окружающей среды (температура и влажность), температура продукта и отдельных видов проб, методы стерилизации инструментов и контейнеров, используемых для отбора проб, а также любая другая специальная информация, относящаяся к материалам, от которых отбираются пробы.

Каждый направляемый в лабораторию образец должен быть изолирован (опломбирован, опечатан) и этикетирован. Опечатывание должно быть осуществлено таким образом, чтобы доступ к содержимому или этикетке был открыт только при разрушении печати (пломбы).

Этикетки должны иметь качество и размер, соответствующие их назначению (например слегка окрашенная, жиронепроницаемая, водонепроницаемая пластина с упрочненным отверстием). Маркировка должна быть несмываемой и нестираемой и содержать информацию, необходимую для идентификации единичных проб:

- тип и источник (происхождение) поставки или партии (партий);

- количество и число единиц продукции, составляющих поставку или партию (партии);

- место, дату отбора проб;

- наименование продавца (изготовителя) и покупателя;

- номер и маркировку партии (партий), от которой отобраны единичные пробы;

- температуру окружающего воздуха в момент отбора проб непосредственно вблизи места отбора.

Количество отбираемых проб

Количество отбираемых проб с целью получения представительной первичной пробы поставки или партии (партий) должно соответствовать установленным в контракте или в другом соглашении между заинтересованными сторонами стандартным методам отбора проб на конкретный вид продукта.